Numa empresa existem muitas despesas que devem ser tidas em conta. Há alturas em que os rendimentos podem não ser tão elevados ou constantes e é importante reduzir as despesas e otimizar os recursos para conseguir poupar na sua empresa.
Dependendo do tipo de empresa, existem alguns conselhos ou truques para poupar dinheiro que podem ser mais ou menos adaptados a cada caso. De seguida, mencionamos alguns conselhos gerais para poder «raspar» nas despesas da nossa empresa.
- Ten clara tu estrategia empresarial. Antes de abrir un negocio, sea del tipo que sea, se debe elaborar una serie de informes como el análisis de la competencia, el estudio de mercado, los precios del producto, la mejor ubicación del local (en el caso de necesitar uno), etc. Es decir, se debe planificar cada acción que vamos a tomar de forma justificada para poder construir un plan de negocio. Si no lo hiciste al inicio siempre es buen momento para sentarse a planteárselo.
- Cíñete a un presupuesto. Relacionado con el punto anterior deberemos asignar un presupuesto total aproximado con el dinero que podemos invertir en el negocio, así como un presupuesto detallado sobre cada sección del negocio.
- Escolha bem os seus fornecedores. Esta é uma tarefa árdua para qualquer empresa, mas é essencial. Encontrar o seu fornecedor de confiança permitir-lhe-á poupar tempo (através de entregas atempadas) e dinheiro ao encontrar o preço que mais lhe convém. Também vale a pena, especialmente se estiver a iniciar uma empresa, procurar um fornecedor que lhe possa oferecer flexibilidade e condições de pagamento favoráveis. Além disso, devemos fazer um esforço para realizar um estudo de mercado completo para ver as melhores opções, a fim de poder efetuar revisões periódicas e poder renegociar acordos e verificar se o preço que acordámos ainda é válido.
- Recorrer ao outsourcing. Este é um ponto a ter em conta, embora devamos estar conscientes e não abusar dele. Não há nada melhor do que ter a sua própria equipa de confiança, que conhece as suas necessidades e tem um verdadeiro compromisso com a empresa. No entanto, o outsourcing pode ajudar-nos, uma vez que não exige continuidade. Por outras palavras, consiste em contratar os serviços de um freelancer sempre que um serviço é necessário. Desta forma, trata-se de uma despesa variável e não fixa.
- Trabalhar com comissões. As comissões motivam sempre as vendas e são úteis nos períodos em que é necessário aumentar as vendas. É óbvio que os vendedores devem ter sempre um salário base justo, mas com as comissões podemos otimizar os nossos resultados. Em tempos de ajustamento de preços, estas comissões podem não ser puramente económicas, mas sim benefícios extra.
- Utilizar o aluguer, a segunda mão ou empréstimos. Especialmente no início, podemos trocar a compra de instalações ou materiais por aluguer, comprar materiais em segunda mão ou mesmo pedir emprestado a pessoas de confiança.
- Utilizar software livre. Existem versões gratuitas de quase todos os programas ou software, software de código aberto que tem quase as mesmas funções. Desta forma, não é necessário um investimento inicial tão grande em software.
- Controle o seu consumo de energia. Embora isto possa parecer parte da moda «amiga do ambiente», a realidade é que os aparelhos electrónicos e o consumo de energia em geral são uma das maiores despesas de uma empresa. Os computadores, o aquecimento, etc. serão sempre necessários e o consumo de energia continuará a ser uma despesa importante. No entanto, a diferença entre substituir os aparelhos electrónicos por aparelhos eficientes do ponto de vista energético, desligar os aparelhos da tomada quando não estão a ser utilizados, utilizar o aquecimento de forma responsável, etc., pode permitir grandes poupanças.
- Reduzir os custos de impressão. Os custos de impressão são uma das principais despesas de qualquer empresa. A tinta e o papel, bem como o consumo de eletricidade, são despesas recorrentes. Assim, para reduzir a impressão, podemos optar pela digitalização, pelos mecanismos de troca de documentos e pela substituição de mecanismos. Neste sentido, as etiquetas digitais permitem poupar tempo e dinheiro a qualquer empresa, eliminando a necessidade de imprimir etiquetas para cada produto.
- Otimizar os recursos. O primeiro passo de qualquer plano de poupança é sempre a otimização. Não vale a pena tentar comprar coisas mais baratas se não optimizarmos os recursos de que dispomos.
- Gestão eficaz dos atrasos de pagamento. Se os clientes não nos pagarem, nunca poderemos melhorar as nossas receitas. É por isso que devemos concentrar os nossos esforços na gestão dos pagamentos em atraso.
- Aumentar a clientela. Devemos sempre concentrar os nossos esforços em manter os clientes fiéis, não só para manter a nossa imagem, mas também porque é mais barato manter os clientes do que encontrar novos. Mas, sem dúvida, se quisermos crescer, temos de alargar o nosso mercado e procurar novos clientes. Além disso, quando o conseguirmos fazer, temos de escolher bem os nossos clientes. Existem diferentes tipos de clientes e alguns deles prejudicam-nos porque só nos trazem imprevistos, más experiências e/ou maus pagamentos. Ao longo do tempo, deve tentar concentrar-se nos clientes que não constituem um problema para si.
- Reduzir as despesas desnecessárias. Cada empresa tem as suas próprias necessidades e deve fazer um estudo das mesmas e definir os custos envolvidos. A partir daí, é preciso ter cuidado com os gastos desnecessários. Muitas vezes, as empresas incorrem em despesas como a renovação de mobiliário, a remodelação de instalações ou a compra de material eletrónico que, embora sirvam para melhorar a imagem, não são necessárias. É importante ponderar se é a altura certa para investir nestas despesas.
- Utilize as redes sociais na sua estratégia de publicidade. As redes sociais são uma ferramenta gratuita para a divulgação de conteúdos orgânicos e uma ferramenta muito económica para a publicidade paga. No passado, para chegar ao público, era necessário investir uma grande quantidade de dinheiro nos meios de comunicação tradicionais. Com as redes sociais, isto tornou-se muito mais popular e, além disso, dependendo do público-alvo da sua empresa, pode ser a forma ideal de o alcançar. Este é especialmente o caso das gerações mais jovens que dificilmente consomem os media tradicionais.
- Otimizar a gestão interna. A gestão interna é uma das partes mais morosas de qualquer empresa. Como sempre, tempo é dinheiro e temos de encontrar uma forma de perder o mínimo de tempo possível em tarefas como a faturação, etc. Existem programas de faturação, controlo de tempo, programas de gestão de dados e outros softwares que nos podem ajudar a conseguir isso.
- Distribuir corretamente o trabalho. Delegar é essencial para manter a produtividade, mas também o é a distribuição correcta do trabalho. Desta forma, saberemos o que cada trabalhador está a fazer em cada momento, de acordo com as suas capacidades, e não haverá pessoal com uma carga de trabalho pesada e outros com uma carga de trabalho leve. Desta forma, optimizaremos o tempo dos empregados e evitaremos ter de contratar mais pessoal ou pagar horas extraordinárias.
- Tire partido das feiras e eventos. Nestas feiras, pode fazer muitos contactos e trabalhar e investir tempo no networking. É interessante conhecer pessoas de todas as áreas e sectores para estabelecer relações lucrativas. Além disso, também pode servir para nos formarmos, conhecermos as experiências de outras empresas, vermos em que direção o mercado está a evoluir e, muitas vezes, até recebermos conselhos gratuitos sobre aspectos da nossa empresa.
- Procurar descontos. Pertencer a diferentes associações, áreas geográficas ou demografias da população pode compensar-nos com descontos ou bónus em diferentes sectores: desde software e serviços a impostos. É interessante informar-se sobre estas coisas, que muitas vezes não são publicitadas em grande escala, para tirar o máximo partido delas. Por outro lado, ao fazer parte destas associações, também apoiamos as pessoas do nosso sector que dão visibilidade ao nosso trabalho e lutam pelos seus interesses.
- Fazer um bom investimento dos recursos. Embora seja verdade que, para que uma empresa cresça, é necessário investir nela, também devemos analisar previamente a situação e ver se é o momento ideal para o fazer. Se não for, pode guardar o dinheiro em contas que rendam juros para o investir quando chegar a altura certa.
- Comprar a granel. Sempre que esta é uma possibilidade que a nossa empresa pode considerar, é interessante comprar a granel para reduzir os custos, uma vez que os preços são normalmente mais baratos quando se compra em grandes quantidades. No entanto, isto é uma faca de dois gumes, pois pode levar à acumulação de stocks e à perda de capital de caixa, o que não nos beneficiará.
- Evitar os «ladrões de tempo». Fizemos um post muito completo sobre este assunto há pouco tempo. Para saber como poupar tempo, consulte-o.
- Cuide dos seus empregados. Tal como no caso dos clientes, cuidar dos empregados valiosos é mais rentável do que contratar novos empregados. Por esta razão, devemos construir gradualmente uma equipa fiável de pessoas que tragam valor ao nosso negócio. Uma vez que as tenhamos, devemos cuidar bem delas para evitar perdê-las e, sobretudo, o custo económico da procura, da formação e da adaptação que implica a incorporação de uma nova pessoa na equipa.
- Se tiver dúvidas, não o faça. Embora a tendência seja oposta, nos momentos em que precisa de poupar dinheiro no seu negócio, como já referimos acima, o melhor é certificar-se antes de dar um passo no seu negócio. Por isso, se não tiver a certeza de um investimento ou de um movimento empresarial, o melhor é adiá-lo para que possa analisar bem e ter a certeza da decisão antes de fazer investimentos que podem resultar em perdas.
Estas são algumas dicas que acreditamos que podem ajudá-lo a poupar dinheiro na sua empresa, seja ela qual for. Conhece outros truques? Partilhe-os connosco nos comentários.