A gestão de uma farmácia é sempre uma questão complicada devido à falta de tempo, à falta de visão de negócio e a outras questões. Na e-Labels queremos esclarecer esta questão, pois acreditamos firmemente que uma gestão correcta pode ajudar a melhorar a rentabilidade e a assistência aos doentes. Estes dois objectivos são essenciais em tempos de pandemia em que as farmácias são um dos pontos-chave e a automatização das etiquetas digitais para farmácias pode ser de grande ajuda.
Gestão de empresas farmacêuticas
As farmácias são pequenas empresas híbridas, uma vez que são empresas privadas de interesse público, sujeitas a certas regras e leis. Este facto, associado à frequente falta de visão empresarial por parte dos proprietários (os farmacêuticos), leva a uma falta de investimento na gestão das farmácias.
A necessidade de melhorar o planeamento e as margens de lucro aumentou na sequência da última crise económica, quando os proprietários se aperceberam de que a empresa também precisava de investir em inovação e eficiência.
Comprar para vender, não vender para comprar
O primeiro passo para melhorar a rentabilidade das farmácias e, portanto, a sua gestão, é melhorar o processo de compra e conseguir comprar para vender e não o contrário.
Para começar a planificação das compras, devemos conhecer as diferentes possibilidades de compra e de pagamento disponíveis (direta, através de intermediários, diária, etc.) para analisar qual é a mais adequada para a nossa atividade.
Uma vez escolhido o modo de compra, o plano de compras deve ser elaborado com base no plano de vendas. Para obter dados concretos e, portanto, úteis, as vendas devem ser perfeitamente medidas. Desta forma, terá um controlo exato dos produtos mais procurados e poderá fazer uma encomenda de acordo com a procura e as necessidades dos clientes.
Quando isto não é feito corretamente, as vendas tornam-se um meio de angariar dinheiro para pagar as compras futuras e as facturas dos produtos já existentes na farmácia. Assim, o objetivo é a compra e o meio é a venda, o que gera uma pressão contínua.
Para ter um método de trabalho sustentável ao longo do tempo, é necessário desenvolver uma estratégia com uma previsão de vendas tão exacta quanto possível, a fim de satisfazer as necessidades do cliente.
Gestão optimizada dos stocks
Uma vez que dispomos de um plano de compras específico, devemos concentrar os nossos esforços numa gestão adequada dos stocks. Este é um ponto-chave para melhorar a margem de lucro da farmácia.
O nosso principal objetivo neste momento deve ser conseguir uma rotação óptima dos produtos, pois é por esta razão que duas farmácias com o mesmo volume de negócios obtêm lucros diferentes.
O excesso de stock afecta a rentabilidade, uma vez que é necessário investir na manutenção e conservação de produtos que não produzem vendas, que podem ficar desactualizados e, por conseguinte, conduzir a uma falta de liquidez. Este é um ponto delicado, pois nunca se deve ir para o extremo oposto e errar pela rutura de stock, pois isso implicaria uma perda de vendas e causaria uma falta de confiança por parte do cliente.
Para conseguir o equilíbrio certo entre a procura, a variedade de produtos e um stock adequado, é necessário seguir os seguintes passos:
- Conhecer bem o seu stock. Antes de começarmos, devemos fazer um inventário completo para vermos o estado em que estamos a começar. Estes inventários devem ser frequentes a partir de agora.
- Agrupar os produtos para identificar eventuais problemas de stock em função da sua rotação, ou seja, da frequência de venda. Numa farmácia, há produtos que são vendidos diariamente, outros que são vendidos cerca de duas vezes por mês, outros que são vendidos sazonalmente, um par de vezes por ano e, finalmente, outros que são raramente encomendados. Esta classificação não se aplica aos medicamentos que, por lei, devem estar sempre disponíveis.
- Depois de termos classificado os nossos produtos, devemos estabelecer as quantidades que consideraremos como stock máximo e mínimo, de acordo com o nosso plano de compras, fornecedor e espaço de armazenamento disponível. Assim, por exemplo, para os produtos com maior rotação, seria aconselhável ter um stock mínimo de duas vezes o tempo que o nosso fornecedor demora a fazer a entrega. Faremos isto para todas as categorias de produtos, adaptando-o à nossa estratégia comercial.
- Todo o pessoal da farmácia deve estar envolvido no controlo diário das existências para evitar rupturas de stock e, consequentemente, uma má experiência de compra para o cliente.
- As existências excedentárias devem ser identificadas à medida que o método de gestão é aperfeiçoado e que são tomadas decisões sobre as mesmas. Estas decisões dependerão de cada caso, mas deve ser considerada a possibilidade de retirar as existências sem movimento ou com movimento limitado, a fim de dar mais espaço aos produtos que proporcionam o maior benefício.
São muitos os benefícios de uma correcta gestão de stocks, tantos que é mais uma obrigação do que uma opção. Alguns deles são:
- Aumenta o número de clientes, pois reduz as experiências negativas.
- Ajuda a identificar as marcas que funcionam bem com os seus clientes.
- Melhora o controlo do prazo de validade.
- Facilita os processos de compra aos fornecedores.
- Ajuda na gestão do espaço.
- Tecnologia: etiquetas eletrônicas de farmácia
Tecnologia: etiquetas digitais para farmácias
As ferramentas tecnológicas evoluíram e podem ajudar-nos a minimizar o esforço de manutenção da farmácia. São também essenciais para melhorar a atividade comercial e continuar a cumprir a legislação e a fornecer informações verdadeiras, objectivas e prudentes.
As etiquetas digitais de farmácia podem ser de grande utilidade em vários dos pontos acima mencionados. Em primeiro lugar, ajuda a otimizar o tempo, automatizando tarefas repetitivas como a etiquetagem dos produtos, a alteração dos preços ou a atualização das informações sobre os produtos expostos na farmácia. Este tempo pode então ser gasto noutras tarefas que acrescentem mais valor ao negócio. No caso das farmácias, a principal tarefa é a prestação de cuidados, ou seja, aconselhar corretamente os clientes.
Graças às etiquetas eletrônicas para farmácias, poderemos ter a informação e, sobretudo, os preços sempre atualizados. Este é um dos pontos fracos das farmácias e uma das áreas onde tendem a perder mais dinheiro e margens de lucro.
Além disso, as etiquetas digitais são facilmente integradas com os sistemas de gestão de farmácias mais comuns. Desta forma, pode gerir facilmente as promoções e integrar totalmente a sua loja física com a sua farmácia online para uma experiência omnicanal completa.
A comunicação com o cliente é uma parte fundamental da relação entre a farmácia e o cliente. Com as etiquetas eletrônicas de farmácia, é possível conseguir uma comunicação mais direta com o cliente graças à tecnologia NFC e à possibilidade de incluir códigos QR nas mesmas, bem como informações sobre diferentes produtos na mesma etiqueta.
Outro aspeto muito importante é o facto de ajudarem a evitar erros. Isto é relevante em todos os tipos de retalho, mas ainda mais nas farmácias, onde existe um elevado nível de responsabilidade, porque um erro pode resultar em algo que afecta a saúde ou o bem-estar dos nossos clientes. As etiquetas digitais ajudam a evitar erros confusos. Além disso, a incorporação de LEDs nas etiquetas eletrônicas das nossas farmácias pode ajudar a incorporar alertas em cores diferentes, de acordo com, por exemplo, o tipo de público a que se destina um determinado produto, se é um produto novo, etc., o que também melhorará a experiência de compra.
Conclusão
São muitas as frentes quando se trata de gerir uma farmácia e ainda há um longo caminho a percorrer e muitos aspectos a melhorar. No entanto, o planeamento, a medição e a automatização parecem ser três pontos-chave para se aproximar do objetivo de maiores margens de lucro e produtividade.
As etiquetas eletrônicas de farmácia são um grande aliado neste caminho, devido à sua ótima integração com os sistemas de gestão e outros benefícios. Se precisar de conselhos, não hesite em contactar-nos. Juntos, melhoraremos a rentabilidade da sua atividade.